Archivierungssystem

Eine weitere Möglichkeit besteht durch die Einbindung eines
elektronischen Archivierungssystems in CAESAR.
Hierdurch konnte auch intern weitere deutliche Kostenreduktionen
auf dem Weg zum papierarmen Büro. Gegenüber der klassischen Papierablage hat die elektronische Archivierung wesentliche Vorteile:

Kostenersparnis

Bei der Papierablage entstehen Kosten für das Papier, für Ordner, für Regale und die Räume der Archive. Die wesentlichen Faktoren sind jedoch die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die die Ablage durchführen und die Arbeitszeiten für die Suche der Dokumente in den Archiven.
Bei der elektronischen Archivierung entfallen die Personalkosten für die Archivierung fast vollständig. Dadurch daß die Preise der elektronischen Speichermedien bei sehr hoher Kapazität inzwischen stark gesunken sind, ist nun eine On-Line-Archivierung zu sehr kostengünstig zu erreichen.

Zeitersparnis

Zusätzlich zu der Zeit die zur Ablage notwendig ist, kommt der enorme Zeitaufwand abgelegte Dokumente wieder zu finden. Hierbei ist die in einem elektronischen Archivsystem mögliche Volltextsuche eine große Hilfe, da jedes Dokument, das ein gesuchtes Wort irgendwo im Text enthält in Sekundenschnelle gefunden wird.

Automatische CAESAR-Belegarchivierung

In CAESAR werden regelmäßig Belege erstellt, die manuell abgelegt werden. Beispiele hierzu sind Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Reservierungsschreiben, Kontenblätter und Buchungsjournale.
Man kann über die Elektronische Archivierung automatisch die gewünschten Belege archivieren, so daß eine manuelle Ablage überflüssig wird.

Wiederherstellung der Dokumente

Archivierte Dokumente können auch nach Jahren in ihrer ursprünglichen Form wiederhergestellt und ausgedruckt werden. Somit kann (nach Absprache mit Ihrem Finanzamt) die Papierablage der Buchungsunterlagen entfallen, und die Belege bei einer Steuerprüfung aus dem Archiv heraus erstellt werden.
Durch Integration der Archivierungsstandardsoftware EASY-ARCHIV in CAESAR haben wir für unsere Kunden eine solche Möglichkeit geschaffen. Prinzipiell kann für jeden aus CAESAR erstellten Dokumententyp ein Archiv gebildet werden.
Welche Daten aus den Dokumenten als direkte Suchfelder ausgelesen werden wird bei der einmaligen Definition des Dokumententyps von uns definiert. Über die Volltextsuche kann jedoch zusätzlich jeder im Dokument enthaltene Begriff als Suchkriterium herangezogen werden.